Ресепшн в деталях
Зайдя в помещение офиса, мы чаще всего сталкиваемся первым делом со стойкой ресепшен. От того, как нас встретили, насколько грамотно проконсультировали по интересующему вопросу, где предложили провести время ожидания зависит наше первое впечатление о компании и её работе. От этого зависит и наше решение о будущем сотрудничестве с потенциальным партнером. Руководители компании это прекрасно понимают, а потому стараются оформить эту зону как можно более презентабельно и комфортно. Если рассуждать по существу, то нет каких-то общепринятых правил по организации зоны ресепшен и тому виду, которому она должна в итоге соответствовать. Все основные рекомендации сводятся к соблюдению норм эргономики, учету особенностей конфигурации офисного помещения и важности этой зоны для клиента и компании. Помните, что Вы заказываете не просто функциональную мебель, но и мебель, которая будет нести на себе ответственные представительские функции, защищая репутацию и имидж всей организации.
Чтобы определиться с границами функционального назначения этой зоны нужно очертить круг задач, которые она призвана выполнять. В отличие от Запада с его четко поставленными задачами приемной, секретариата и зоной ресепшен, в России сотрудники ресепшен чаще всего выполняют сразу несколько функций. Их нагрузка сводится к одновременному исполнению обязанностей секретаря, диспетчера, консультанта по общим вопросам, приему посетителей и выполнению обязанностей по выдаче необходимой первичной документации. Тем не менее, если у организации появляется такая возможность по расширению своей площади и штата, то все эти функции распределяются между разными сотрудниками. Поэтому не стоит смешивать в одну категорию мебель для зоны ресепшен, мебель для приемной и мебель для секретариата, как порою смешиваются функции этих зон. Ресепшен чаще всего располагается при самом входе в организацию, прямо в фойе. Тогда как секретарь может сидеть в отдельном кабинете за своим столом.
Лучше всего приобретать ресепшен у компаний, которые сами занимаются производством мебели. Потому что в абсолютном большинстве случаев стойки изготавливаются по индивидуальным проектам, с учетом особенностей конкретного офисного пространства. Есть компании, которые в состоянии снабдить зону ресепшен не только всей необходимой мебелью, но и техническими составляющими, которые могут пригодиться в процессе работы стойки (орг.техника, внутренняя АТС, подставки под мониторы и много другое).
Для наиболее удобной организации зоны ресепшен целесообразно выделить в ней две половины. Чаще всего меньшую половину определяют под расположение самой стойки ресепшен, а более значительную часть пространства отдают под зону ожидания. Для оформления последней лучше всего использовать удобные диваны или кресла, либо стулья с высокими спинками. Уместны будут невысокие журнальные столики и разного рода стеллажи с информационными буклетами. Некоторые компании размещают в зонах ожидания кулеры с водой, автоматы с кофе, аквариумы с живыми рыбками и телевизоры.
Отличительная черта стойки заключается в её двухстороннем характере. Это значит, что должна быть продумана как её внешняя сторона «для клиента», так и внутреннее содержание стойки, предназначенное для сотрудника. С точки зрения эргономики высота, на уровне которой должна находиться столешница ресепшен, совпадает с уровнем нахождения линии глаз сидящего человека. Эта высота составляет от ста семи до ста тринадцати сантиметров. Именно высота такого уровня обеспечит сотруднику ресепшен достаточный обзор всего помещения и в тоже время сохранит у него чувство психологической защищенности, огражденности от общего пространства. Если говорить о параметре «глубина стойки», то его минимум может составлять и восемьдесят сантиметров. Главное, чтобы в рабочей зоне стойки поместился компьютер и прочая необходимая офисная мебель.
Наибольшей популярностью сегодня пользуются стойки в стиле хай-тек, которые предполагают наличия множества металлических и стеклянных элементов. Не отстают и волнообразные, округленные, гнутые формы, которые особенно располагают клиентов к себе и настраивают на партнерские отношения.
